Subtelności komunikacji biznesowej przez telefon

Sztuka komunikacji biznesowej jest ważnym aspektem negocjacji i przez wiele lat nie traci na znaczeniu. Intensywność komunikacji biznesowej przez telefon rośnie z roku na rok. Wraz z rozwojem komunikacji mobilnej staje się jednym z głównych sposobów komunikacji. Aby prowadzić rozmowy telefoniczne, ważne jest, aby znać szczegóły i zasady komunikacji biznesowej.

Telefon we współczesnym świecie odgrywa ważną rolę, ponieważ z jego pomocą komunikujemy się z naszymi krewnymi, przyjaciółmi, kolegami, kierownictwem i partnerami biznesowymi.

Tak więc podczas rozmowy z pewnym kręgiem ludzi, osoba stosuje odpowiedni tryb komunikacji i na przykład nigdy nie będzie prowadzić dialogu ze swoim szefem, jak z bliskim przyjacielem. W tej sytuacji używany jest bardziej oficjalny typ komunikacji.

Etykieta biznesowa powinna być również stosowana przez pracowników, którzy prowadzą badania opinii publicznej, odbierają telefony od klientów lub negocjują przez telefon. Często udane rozmowy telefoniczne stają się kluczem do dobrych relacji biznesowych. A nawet wizerunek firmy może całkowicie zależeć od zdolności pracowników do prowadzenia inteligentnych dialogów przez telefon.

Obecnie większość połączeń odbywa się za pośrednictwem urządzeń mobilnych. Korzystając z tego narzędzia komunikacyjnego, musisz przestrzegać pewnych zasad.

• Zawsze wyłączaj telefon lub ustaw tryb wibracji na spotkaniu biznesowym z klientem, w kinie, na seminarium.
• Urządzenie mobilne jest bardziej podatne na dźwięk niż telefon stacjonarny. Dlatego w sytuacji, gdy będąc w miejscu publicznym konieczne jest prowadzenie osobistej rozmowy bez interwencji z zewnątrz, możesz po prostu mówić cicho, a druga osoba cię usłyszy.

• Nie należy dzwonić zbyt głośno do telefonu. Potrafi przestraszyć innych.
• Spróbuj mówić krótko. W obecności osób trzecich rozmowa nie powinna trwać dłużej niż 30 sekund, w przeciwnym razie istnieje ryzyko, że osoba będzie wyglądać niegrzecznie. Jeśli istnieją uzasadnione powody rozmowy telefonicznej, na przykład choroby krewnego lub dużej transakcji, powinieneś powiadomić obecnych o sytuacji.
• Unikaj rozmów telefonicznych podczas lunchu biznesowego. Jeśli istnieje pilna potrzeba odebrania połączenia, należy opuścić stół i porozmawiać w mniej zatłoczonym miejscu.

Standardy etyczne w komunikacji telefonicznej są ważne dla efektywnej pracy firmy. Kultura rozmów telefonicznych jest szczególnym rodzajem komunikacji biznesowej. Znajomość zasad etykiety pomoże wzmocnić więzi biznesowe i zwiększyć rentowność organizacji.

• Należy powitać osobę, z którą będzie rozmowa telefoniczna. Zwroty związane z porą dnia („Dzień dobry”, „Dzień dobry” lub „Dobry wieczór”) są najbardziej odpowiednie do tego.
• Podczas rozmowy biznesowej ważne jest monitorowanie własnej intonacji. Aby nie naciskać rozmówcy, musisz mówić grzecznie i spokojnie, unikając niepotrzebnych emocji.

• Po powitaniu zaleca się przedstawienie siebie i podanie swojego imienia, stanowiska i organizacji.
• Jeśli zadzwonisz do osoby, zawsze powinieneś wyjaśnić, czy w danej chwili jest mu wygodnie mówić.
• Zgodnie ze standardami etycznymi, musisz odebrać telefon po drugim lub trzecim połączeniu.
• Podczas rozmowy nie powinieneś palić, jeść jedzenia i napojów.
• Jeśli rozmówca jest zainteresowany innym pracownikiem organizacji, rozmowa powinna zostać przekierowana do niego lub włączyć funkcję oczekiwania.
• W sytuacji, gdy masz niewłaściwy numer, musisz, bez zadawania niepotrzebnych pytań, przeprosić rozmówcę i natychmiast się pożegnać.
• Nigdy nie dzwoń wcześnie rano, w czasie przerwy na lunch lub przed końcem dnia roboczego.
• Sekretarz lub asystent może wykonywać lub odbierać połączenia zamiast menedżera.

• Możesz zadzwonić na osobisty numer partnera lub klienta tylko wtedy, gdy podał ci swoje kontakty. Ale w weekendy i święta takie połączenia są zabronione.
• Zdarzają się przypadki, że rozmowa została przerwana z powodu złej komunikacji. W tej sytuacji ten, kto pierwszy zadzwonił, musi oddzwonić.
• Nie opóźniaj rozmowy. Długa rozmowa może nudzić rozmówcę i wywoływać urazę. Jeśli komunikacja jest opóźniona, a cel rozmowy nie został osiągnięty, klient może oddzwonić następnego dnia lub umówić się na osobiste spotkanie.
• Po zakończeniu rozmowy zaleca się podziękować rozmówcy i grzecznie się z nim pożegnać, po zapytaniu, czy ma jakieś pytania. Ta prosta akcja sprawi, że rozmowa zostanie zakończona i zachęci do dalszej współpracy.

Do rozmowy telefonicznej należy starannie przygotować i wykonać szereg konkretnych działań. Rozważmy bardziej szczegółowo główne punkty.

• Rozmówca powinien zostać wywołany dopiero po sporządzeniu jasnego planu rozmowy. Aby wykluczyć drobne szczegóły, możesz stworzyć zarys graficzny lub schematyczny.
• Zapisz ważne pytania, o których musisz pamiętać, aby zadać pytanie podczas procesu negocjacji.
• Przygotuj dokumenty, które mogą być potrzebne w procesie komunikacji (korespondencja, raporty, umowy).

• Skontaktuj się z rozmówcą z wyprzedzeniem w dogodnym czasie, aby zadzwonić.
• Aby zapisać otrzymane informacje, przygotuj notatnik lub pamiętnik.
• Znajdź ogólną listę osób, które wezmą udział w rozmowie, aby skontaktować się z nimi imieniem i nazwiskiem.
• Zanim wybierzesz numer, spróbuj dostroić się w pozytywny sposób, a następnie twój stan emocjonalny, oczywiście, powinien spowodować lokalizację rozmówcy.
• Nawiązując rozmowę telefoniczną, rozważ bezpieczeństwo komunikacji w biurze, ponieważ cenne informacje mogą wpaść w ręce konkurentów.

Istnieją również punkty, które powinny zostać wykluczone i niedozwolone w nadchodzącej rozmowie telefonicznej.

• Nie ma potrzeby omawiania spraw biznesowych z nieznaną lub przypadkową osobą. Lepiej zaplanować osobiste spotkanie.
• Nie zaleca się podejmowania decyzji przez osobę, która nie jest do tego upoważniona lub uważa inaczej. Może wyrazić zgodę przez telefon, chociaż będzie przeciwnikiem tej decyzji.
• Nie ma potrzeby wygłaszania próśb, jeśli nie ma pewności, że rozmówca zgadza się z tobą i chce pomóc.

Rola telefonu w komunikacji biznesowej jest dwojaka. Bardzo często odwraca uwagę od pilnych zadań wykonywanych w ciągu dnia, ale jednocześnie przyspiesza rozwiązanie wielu zadań. Dlatego konieczne jest poznanie zasad rozmów telefonicznych, które przyczyniają się do jego bardziej efektywnego wykorzystania.

Bardzo ważne jest posiadanie techniki komunikacji biznesowej dla pracowników, których specyficzna praca polega na rozmowach telefonicznych z potencjalnymi klientami. Wiele firm próbuje nawiązać kontakt z dzwoniącym od pierwszych słów, aby uczynić go prawdziwym klientem.

Firmy konkurują na różne sposoby, aby przyciągnąć klientów. Ważnym etapem promocji usług jest sprzedaż telefoniczna, dlatego menedżerowie muszą prowadzić dialog z klientami w sposób prawidłowy i taktyczny, w przeciwnym razie zyskowne kontrakty trafią do konkurentów.

Poniższe wskazówki pomogą Ci osiągnąć sukces w komunikacji biznesowej przez telefon.

• Zaleca się wykonywanie połączeń do osoby, która zapewniła Ci użyteczną usługę. Słowa podziękowania są bardzo ważne dla przyszłej współpracy.
• Zawsze uśmiechaj się podczas rozmowy. Twój uśmiech i optymizm z pewnością poczują abonenta.
• W trakcie negocjacji staraj się przewidzieć przebieg myśli rozmówcy.
• Nigdy nie wymawiaj wulgaryzmów ani potocznego języka. Jest to sprzeczne z kulturą komunikacji.
• Używaj wyrażeń i terminów, które będą zrozumiałe dla dzwoniącego.
• Nie zakrywaj słuchawki podczas rozmowy równoległej z kimkolwiek. Tak więc brak szacunku dla rozmówcy.
• Wyjaśnij swoje stanowisko pewnie i dokładnie, ponieważ dokładność to uprzejmość królów.

• Negocjacje są ważne, aby postępować szybko, odpowiadać na zadawane pytania bez zwłoki i zawiłe zdania. Przerwa może być uzasadniona tylko w przypadku, gdy specjalista jest zajęty poszukiwaniem dokumentacji niezbędnej do negocjacji. Jeśli przerwa była opóźniona, osoba ma pełne prawo do przerwania komunikacji.
• W chwilach telefonicznych, prawdziwej lub wirtualnej komunikacji, musisz być bardzo uprzejmy. Krzyczenie i mówienie podniesionym głosem są uważane za naruszenie etyki.
• Pożegnaj się poprawnie z rozmówcą, ponieważ umiejętne zakończenie rozmowy jest nie mniej ważne niż główna część dialogu. Możesz dać szansę drugiej osobie, aby się rozłączyła. W ten sposób kończysz rozmowę na przyjaznej fali.

Oczywiście dla udanej komunikacji przez telefon trzeba mieć dobrą dykcję. Aby Twoja mowa była ekspresyjna, a Twój głos przyjemny, skorzystaj z lekcji z poniższego filmu.