Etykieta i etyka korespondencji biznesowej

Współczesna rzeczywistość biznesowa sprawia, że ​​tylko 15% średnich i dużych przedsiębiorców dążących do wzmocnienia swoich pozycji na rynku osiąga swoje cele. Z tego powodu wzrasta znaczenie etykiety biznesowej, ponieważ nieprzestrzeganie jej norm z wielu innych powodów często prowadzi do zerwania przydatnych relacji biznesowych.

W szerokiej interpretacji etyki nazywa się zbiorem ogólnych zasad mających na celu regulację stosunków społecznych. W związku z tym etyka relacji biznesowych dotyczy kwestii związanych z przyjętym porządkiem i stylem interakcji w sferze biznesowej.

Szczegółowe etyczne aspekty relacji biznesowych to etykieta biznesowa, w tym na przykład procedura prowadzenia negocjacji, zasady zachowania korporacyjnego, tradycje biznesowe i rytuały, elementy podporządkowania, sposoby i style komunikacji i pisania, a także kwestie poprawności w kontaktach z partnerami i współpracownikami.

Znaczenie etyki i etykiety, jako jej komponentu, polega na tym, że podstawa normatywna, która pojawiła się w wyniku długiej praktyki, upraszcza komunikację w dużym stopniu, tworząc zrozumiały i dostępny kontekst w sferze biznesowej, który pozwala prawidłowo osiągać cele i znacząco oszczędzać czas.

Innymi słowy, mówimy o specjalnym algorytmie rozwiązywania problemów biznesowych, który pozwala nam ustawić i skutecznie osiągnąć pożądane cele biznesowe w sposób racjonalny i bezkonfliktowy. Poziom własności tego algorytmu pozwala nam wyciągać bezpośrednie wnioski na temat stopnia profesjonalizmu partnera biznesowego lub przeciwnika w sporze biznesowym.

W tym kontekście ważne jest przestrzeganie następujących zasad ogólnych:

• punktualność wszędzie i we wszystkim;
• bezpieczeństwo informacji;
• altruizm dźwięku;
• korzystny, odpowiedni do wizerunku środowiska biznesowego;
• kompetentna mowa ustna i pisemna;
• przestrzeganie zasad kultury mowy biznesowej.

Rodzaje korespondencji biznesowej są zróżnicowane, a przy pewnym stopniu konwencjonalności można je podzielić na dwa główne typy:

• międzystanowy - między organizacjami państwowymi, zagranicznymi przedstawicielstwami i urzędnikami (różne notatki, memorandum i inne formy) są elementami stosunków dyplomatycznych;
• komercyjny - listy o statusie półoficjalnym stosowane w dziedzinie stosunków biznesowych między instytucjami i organizacjami.

Styl pisania oficjalnego listu, pomimo różnic językowych i pewnych tradycyjnych różnic, ma pewną wspólną podstawę i grupę instytucji opracowanych przez ustaloną praktykę. Na przykład, szereg wymagań dotyczących kierunkowości protokołu, określonych przez pozycję szeregów nadawcy i adresata, opiera się na początkowych ustawieniach wzajemnego szacunku i poprawności. Dlatego, niezależnie od typu dokumentu, strukturalnie musi zawierać następujące elementy:

• odwołanie (oficjalny status adresata);
• komplement (grzeczny list kończący);
• podpis;
• data (dzień, miesiąc, rok i miejsce pisania wiadomości);
• adres nadawcy (nazwisko, oficjalny status, adres są umieszczone na górze lub na dole pierwszej strony listu).

Ponadto istnieje szereg przepisów bezpośrednio związanych z literami:

• listy firmowe są zapisywane na papierach firmowych lub arkuszach papieru wyłącznie na przedniej stronie;
• paginacja odbywa się cyframi arabskimi;
• wiadomości są wykonywane w formie drukowanej;
• wymazania i poprawki nie są dozwolone w treści dokumentu;
• dokument jest złożonym tekstem wewnątrz;
• czas oczekiwania na odpowiedź na list nie przekracza dziesięciu dni.

Wiadomość biznesowa powinna mieć wyraźny cel i zawierać jedno pytanie, a cała treść tekstu powinna być całkowicie i całkowicie uzależniona od jego treści, czy to oferty, zapytania handlowego, czy po prostu odpowiednich informacji.

Klasyfikacja komunikatów biznesowych jest zróżnicowana i zależy od ich funkcjonalnej i ukierunkowanej orientacji. Na przykład litery to:

• powiadomienie;
• przypominając;
• zaproszenia;
• informobzory;
• zamówienia;
• towarzyszące;
• inne typy.

W korespondencji handlowej najbardziej typowe:

• wnioski;
• oferty;
• zamówienia;
• skargi;
• listy gwarancyjne.

Jako forma komunikacji biznesowej, w ścisłym znaczeniu definicji, litery są podzielone na 2 typy - biznesowe i prywatne-urzędowe.

Do biznesu należy korespondencja, korzystanie z usług organizacji i instytucji. Pismo prywatne-prywatne to wiadomość, która jest wysyłana do instytucji przez osobę prywatną lub, odwrotnie, przez instytucję - osobie prywatnej.

Istnieje szereg zasad korespondencji biznesowej.

• List powinien stymulować pojawienie się interesu biznesowego ze strony odbiorcy, wyraźnie i na podstawie przekonujących danych faktycznych, wykazać korzyści płynące z partnerstwa i nieuchronność zerwania partnerstwa. Tekst powinien być zachęcający, motywujący do współpracy.
• Przejaw nadmiernych emocji osobistych w liście biznesowym nie jest najlepszym sposobem na udowodnienie swojego przypadku i rozwiązanie problemu.
• Aby uniknąć przeciążenia i zatkania tekstu listu, należy unikać wszelkich figuratywnych porównań, metafor, alegorii i hiperboli.
• Dla jasnej i zwięzłej prezentacji tematu lepiej jest używać prostych zdań, unikając szczegółów i nadmiernych szczegółów. Podstawowa idea wiadomości powinna być poparta jedynie odpowiednimi argumentami, które zwykle umieszczane są w załącznikach do litery (wykresy, wykresy, dane cyfrowe).
• W tekście należy przypisać akapity, z których każdy, reprezentujący niezależną myśl, zaczyna się od nowej linii.

• W pisemnej wiadomości biznesowej nie należy używać przymiotników opisowych, dodatkowych wyjaśnień i szczegółów. Pod koniec pisania wskazane jest sprawdzenie dokumentu i wyeliminowanie fraz, które nie zawierają rzeczywistej treści semantycznej.
• Umiejętność czytania i pisania jest podstawowym elementem tekstu. Obecność pisowni i innych błędów w wiadomości jest niedopuszczalna.
• Określenie przedmiotu listu jest obowiązkowe. Temat w dokumentach powinien być odzwierciedlony krótko i pojemnie, oszczędza czas podczas czytania i pozytywnie charakteryzuje nadawcę. Jeśli list jest wysyłany pocztą elektroniczną i zawiera szczególnie ważne informacje, powinien być opatrzony specjalną „flagą” dostępną w usłudze elektronicznej.
• Dobra czytelność tekstu zapewnia czcionka Arial lub Times New Roman ze średnim rozmiarem czcionki. Przy szczególnej potrzebie kluczowe pomysły są dozwolone kursywą lub pogrubioną czcionką.

• W tekście przydatne jest użycie podtytułów (3-4), które zapewniają łatwiejsze zrozumienie podanego tekstu.
• Wyliczenia, listy i listy najlepiej wykonywać za pomocą specjalnych znaczników.
• Szablon korporacyjny (schemat) - doskonały wskaźnik efektywności i obiektywności komunikacji biznesowej.Jest to szczególnie istotne w aspekcie korporacyjnym, ponieważ pozwala wyróżnić się w korzystnym świetle i spełniać oficjalny status.

Struktura wiadomości biznesowej jest typowa. Tradycyjnie zawiera:

• wprowadzenie;
• główna część;
• wniosek

Wprowadzenie podsumowuje cel listu. Główna część opisuje istotę problemu. Podsumowując, pożądane jest podsumowanie treści głównej części, na przykład w formie wniosków. „Postscripty” i różne rodzaje przypisów są niepożądane.

Podsumowując, niewłaściwe zwroty przypominające manipulacje, takie jak: „Mam nadzieję na wzajemnie korzystne partnerstwo” i tak dalej. Lepiej pożegnać się w biznesowym liście z prostymi zwrotami - „Pozdrawiam”, „Pozdrawiam” i tak dalej.

W dolnej części wiadomości wskazano: F. I. O., oficjalny status, nazwa firmy, jest podpisany. Wskazane są również numery kontaktowe.

Tabele i wykresy są dołączone w osobnym pliku (pakiecie), wskazując to na końcu litery. Jeśli istnieje grupa inwestycji, otrzymują oni spis z nazwiskami.

Możesz używać skrótów i specjalnych skrótów tylko wtedy, gdy jesteś pewien, że odbiorca je zrozumie.

Aby tekst był bardziej logiczny i spójny w słownictwie biznesowym, jako spoiwa używa się następujących zwrotów:

• z tego powodu;
• w oparciu o powyższe;
• z tego powodu;
• zgodnie z danymi;
• na tej podstawie;
• biorąc pod uwagę;
• i inni.

W przestrzeni wirtualnej interakcja biznesowa, reprezentująca komunikację w miniaturze, jest specyficzna i nie mniej wymaga przestrzegania odpowiednich zasad etykiety. Kompetentna praca z pismem, zgodnie z praktyką, zakłada realizację następujących uwag dotyczących zakresu, standardów językowych, struktury i formatu.

• Formuła motywu musi dokładnie odpowiadać tematowi podanemu w tekście. Pozwala to szybko dostosować czytelnika do pożądanego nastroju biznesowego.
• Optymalna objętość dokumentu wysyłanego pocztą elektroniczną, pasuje do „jednego ekranu”, z maksymalną ilością tekstu - jeden arkusz w formacie A4.
• Optymalny rozmiar załączników - nie więcej niż 3 MB.
• Wysyłane pliki powinny być „spakowane” w standardowe archiwa kodowania zip lub rar. Inne są często blokowane podczas wysyłki.
• Hiperłącza muszą być standardowe (niebieskie, podkreślone).
• Odpowiedź na adresata powinna być umieszczona na górze, na początku litery, a nie poniżej. To oszczędza korespondentowi przewijania poprzedniego tekstu.

• Musisz użyć języka litery, najbardziej zrozumiałego partnera. Kwestia celowości stosowania w komunikacie profesjonalizmu, słownictwa korporacyjnego, wyrażeń i skrótów slangu (zwłaszcza w korespondencji zewnętrznej) jest ustalana oddzielnie, w zależności od kontekstu i jakości partnerów korespondencyjnych.
• Ważne jest, aby poinformować partnera o otrzymaniu jego wiadomości - jest to znak dobrego smaku i część etykiety biznesowej, okazując mu szacunek.
• Odpowiedź powinna być udzielona tak szybko, jak to możliwe. Jeśli z jakiegokolwiek powodu nie możesz szybko odpowiedzieć, partner powinien zostać powiadomiony o otrzymaniu swojego listu i wskazać czas odpowiedzi. Etyczna i wygodna tymczasowa przerwa przed udzieleniem odpowiedzi - 48 godzin po otrzymaniu wiadomości. Po tym czasie osoba zazwyczaj uważa, że ​​wiadomość została utracona lub zignorowana. Nadmierna przerwa w korespondencji często wiąże się z ryzykiem utraty partnera i jest traktowana w biznesie jako naruszenie standardów etycznych.
• Na końcu wiadomości należy umieścić dane kontaktowe określone we wszystkich literach bez wyjątku, niezależnie od kolejności dystrybucji.
• Podczas wysyłki należy zwrócić szczególną uwagę na kwestie prywatności.

Więcej informacji na temat etykiety biznesowej można znaleźć w poniższym filmie.