Etyka i podstawowe zasady komunikacji biznesowej

Komunikacja biznesowa to sposób komunikacji między ludźmi w procesie ich działalności gospodarczej lub wykonywania obowiązków służbowych. Oznacza to, że jest to rodzaj komunikacji, która jest związana z procesem produkcyjnym produktu lub świadczeniem usługi i nie jest związana z osobistymi lub społecznymi relacjami między ludźmi.

Cywilizowana komunikacja biznesowa opiera się na przestrzeganiu przez jej uczestników pewnych niepisanych zasad i przepisów, które przyczyniają się do osiągnięcia celów wyznaczonych przez strony i utrzymania dobrych relacji biznesowych między nimi, koniecznych dla dalszych wzajemnie korzystnych interakcji.

Główną różnicą relacji biznesowych od innych jest ich regulacja. Oznacza to istnienie pewnych granic w stosunkach określonych przez tradycje kulturowe, uniwersalne zasady moralne i wymogi etyki zawodowej.

Etyka komunikacji biznesowej jest jednym z elementów etyki ogólnej, posiadającym wszystkie cechy tej ostatniej. W sensie ogólnym pojęcie to można postrzegać jako rodzaj portfela idei dotyczących moralności, jej norm i zasad, które kierują ludźmi w relacjach między sobą w procesie produkcji.

Podstawowe zasady etyki biznesowej to:

• uzyskanie korzyści przez maksymalną liczbę uczestników relacji biznesowych;
• zapewnienie równego dostępu dla wszystkich uczestników w związku z przedmiotem relacji biznesowej.

W komunikacji biznesowej sprzeczność między normami etycznymi a samą istotą działalności przedsiębiorczej, którą ludzie biznesu podejmują różne decyzje, jest zawsze bardzo ostra. W każdym razie to rozwiązanie sprowadza się do jednej z głównych pozycji:

• Istotą pragmatycznego stanowiska lub zasady utylitaryzmu jest to, że etyka i biznes są niekompatybilnymi pojęciami. Najważniejsze - aby osiągnąć maksymalną rentowność w dowolny sposób. Mówiąc o moralności, odpowiedzialności społecznej i standardach etycznych, przedsiębiorcy, którzy stosują się do tego punktu widzenia, starają się unikać.
• Cywilizowane stanowisko lub zasada imperatywu moralnego opiera się na fakcie, że to etyka może pomóc zmaksymalizować zyski, rozszerzyć lub wzmocnić kontakty biznesowe, wprowadzić i wzmocnić etyczne zasady zachowania w społeczeństwie jako całości, co nie może tylko przyczynić się do dalszego dobrobytu biznesu.

Etyka biznesu wykorzystuje dziś wiedzę z różnych dziedzin (etyka, psychologia, naukowa organizacja pracy).

Istnieje kilka podstawowych zadań etykiety:

• Obecność pewnych ustalonych standardów zachowania i konieczność ich przestrzegania upraszczają procedurę komunikacji zarówno z innymi organizacjami, jak i pracownikami, ponieważ praca zgodnie z ogólnie przyjętymi modelami jest znacznie szybsza i prostsza. Obserwując etykietę biznesową, uczestnicy komunikacji dokładnie wyobrażają sobie, czego mogą się od siebie spodziewać.
• Etykieta przyczynia się do utrzymania normalnych relacji z przedstawicielami środowiska zewnętrznego organizacji, a także tworzy środowisko pracy w zespole.
• Wspiera także komfort moralny każdego uczestnika komunikacji. W życiu człowieka stabilność psychiczna jest często ważniejsza niż komfort fizyczny. Obecność zasad relacji zawodowych przyczynia się do zadowolenia z pracy.

Podstawowe zasady etykiety biznesowej opierają się na fakcie, że podejmując decyzję, należy to zrobić, aby granice działań były połączone z wartościami moralnymi innych uczestników komunikacji i mogły być skoordynowane z ich interesami. Jednocześnie koordynacja powinna mieć moralnie uzasadniony cel, do osiągnięcia którego należy stosować wyłącznie narzędzia etycznie istotne.

Istnieje kilka podstawowych zasad:

• Interpersonalne. Wszelka komunikacja, w tym biznes, odbywa się między ludźmi o ich cechach osobistych. I pomimo tego, że komunikacja między nimi ma profesjonalny charakter, relacje międzyludzkie będą nadal wpływać na proces interakcji.
• Ciągłość Istota tej zasady polega na inicjowaniu stałego kontaktu przez uczestników komunikacji, jeśli znajdują się oni w polu widzenia siebie nawzajem. Wychodząc z faktu, że ludzie komunikują się zarówno środkami werbalnymi, jak i niewerbalnymi, nieustannie dzielą się ze sobą pewnymi informacjami, do których każdy uczestnik komunikacji nadaje własne znaczenie i wyciąga własne wnioski.
• Skup się. Każda interakcja ma określony cel lub kilka celów. Mogą jednak być wyraźne i niejawne. Mówiąc do publiczności, mówca ma wyraźny cel, aby przekazać publiczności pewien materiał i ukryty - na przykład, aby pokazać publiczności jego niezwykłą inteligencję i elokwencję.
• Wielowymiarowość. Zasada ta oznacza, że ​​w relacjach biznesowych wymienia się nie tylko informacje, ale także regulację stosunków między stronami. Oznacza to, że w interakcji zawodowej jej uczestnicy przekazują sobie nawzajem swoją postawę emocjonalną, która działa jako regulator ich relacji biznesowych.

W oparciu o powyższe cele i zasady etyki biznesowej można sformułować profesjonalne zasady etyczne, które są równie niezbędne dla przestrzegania zarówno zwykłych pracowników w zespole, jak i kierownika lub właściciela przedsiębiorstwa.

Są one jednym z kluczowych narzędzi sukcesu w zawodzie lub biznesie:

• Dokładność i punktualność. Jako członek związku zawodowego lub handlowego nigdy nie powinieneś spóźniać się na pracę, spotkanie lub spotkanie biznesowe. Wszakże stopień szacunku i zaufania do osoby, która cały czas czeka i jednocześnie marnuje czas innych ludzi, szybko się zmniejsza. Ta cecha innych mówi o niemożności dostosowania się do współczesnego rytmu życia, zawodności. Ważne jest również, aby docenić czas innych i nie brać go do niepotrzebnych rozmów bez ich zgody.
• Sprawna organizacja przestrzeni roboczej. Miejsce pracy może wymownie powiedzieć o swoim właścicielu. Jasne jest, że jeśli jest utrzymywane w porządku, to samo można powiedzieć o myślach osoby.Ponadto znacznie oszczędza czas pracy. Rzeczywiście, znalezienie odpowiedniego dokumentu na pulpicie zaśmieconego papierami może zająć dużo czasu.
• Uprzejma komunikacja i szacunek dla innych. W relacjach biznesowych ważne jest, aby szanować i starać się zrozumieć rozmówcę, aby móc postawić się na swoim miejscu i spojrzeć na sytuację oczami. Zniewagi i upokorzenie na polu zawodowym są nie do przyjęcia, podobnie jak krzyki, „silne” wyrażenia i chamstwo. Musisz być w stanie działać nie tylko we własnym interesie. W tym przypadku nie ma potrzeby wykazywania nadmiernego altruizmu. Ten typ zachowania może mówić o nadmiernej miękkości.

• Wygląd odpowiadający sytuacji. Należy zawsze pamiętać, że wygląd jest ważnym elementem komunikacji biznesowej. Główną rzeczą w obrazie nie jest obecność drogich atrybutów, ale schludność i dokładność. Jeśli urząd przyjął określony styl ubioru, lepiej go przestrzegać, aby nie powodować negatywnego nastawienia do siebie, zarówno ze strony kierownictwa, jak i współpracowników.
• Postawa robocza. Jeśli pracownik koncentruje się na wynikach, ma to pozytywny wpływ na jego karierę i wydajność firmy. Postawa „niedbale” nigdy nie powoduje zaufania. Dzięki takim pracownikom firma nie ma nadziei na osiągnięcie swoich celów.
• Powściągliwa gestykulacja. Nie zapominaj o przestrzeni osobistej. Etykieta biznesowa nie akceptuje kontaktów dotykowych między uczestnikami komunikacji. Pocałunki i dotykanie są niedozwolone. Jedyne, co może się zdarzyć, to uścisk dłoni. Warto także zminimalizować różne gesty i mimikę twarzy, ponieważ korzystanie z nich pozwala łatwo określić niedopowiedzenia lub niepewność. Plecy powinny być wyprostowane, wygląd powinien być mocny, a ruchy wyraźne.

• Zasady dla wszystkich. Etykieta biznesowa jest jedną dla wszystkich, zarówno dla mężczyzn, jak i kobiet. Kobieta biznesu może również uścisnąć dłoń rozmówcy. Nie może jednak flirtować, rzucać jednoznacznego spojrzenia ani bełkotać. Charakterystyka charakteru strony relacji biznesowej nie powinna być podawana do wiadomości publicznej. Surowość i powściągliwość - to podstawowe zasady, których należy przestrzegać w środowisku pracy.
• Zgodność hierarchiczna. W komunikacji biznesowej zasada hierarchii nie wypada na pierwszy plan pod względem płci. Oznacza to, że status pracownika zależy od jego miejsca na drabinie biurowej. Podporządkowanie jest jedną z najważniejszych zasad w relacjach biznesowych.
• Relacje w zespole. Osiągnięcie celów firmy jest niemożliwe bez efektywnego zespołu. Dobry zespół opiera się na właściwej interakcji między jego członkami (równe relacje, brak „ulubionych” i „ofiar”, niedopuszczalność osobistych relacji).

• Poufność. Pracownicy muszą mieć możliwość zachowania poufnych informacji, tajemnic urzędowych, nieobejmowania sytuacji w firmie, monitorowania ochrony danych osobowych.
• Ton biznesowy w listach. W korespondencji wysyłanej w imieniu firmy lub w odpowiedzi na dowolny dokument należy przestrzegać zasad korespondencji biznesowej.

W tradycyjnym społeczeństwie w odniesieniu do wartości i norm etykiety biznesowej w organizacji Istnieje kilka rodzajów ludzkich zachowań:

• „Zdyscyplinowany” - oddany pracownik organizacji, który w pełni akceptuje przyjęte w niej normy zachowania i zachowuje się w taki sposób, aby nie tworzyć konfliktu interesów (własnego i firmy).
• „Adaptacja” - Pracownik, który zachowuje się zgodnie z ogólnie przyjętymi standardami w firmie, ale nie akceptuje jego wartości. Pomimo tego, że taki pracownik przestrzega zasad, nie można go nazwać lojalnym i lojalnym wobec firmy. W ekstremalnych dla niego warunkach może on popełnić czyn niezgodny z wartościami firmy.
• „Oryginalny” - rodzaj pracownika, który podziela wartości firmy, ale normy zachowania w niej ustalone są dla niego nie do przyjęcia. W związku z tym taka osoba może mieć konflikty z zarządem i współpracownikami. Udana adaptacja takiego pracownika jest możliwa tylko wtedy, gdy firma, w drodze wyjątku, pozwala mu nie przestrzegać ogólnych standardów.
• „Buntownik” - pracownik, dla którego wartości i zasady ustanowione w organizacji są obce. Pomimo ostrzeżeń przełamuje bariery i stale koliduje z innymi na wszystkich poziomach hierarchii. Potrzeba przestrzegania pewnych wzorów jest przez nich postrzegana negatywnie. Przyczyną tego może być niechęć do zrozumienia znaczenia praw własności i wartości oraz brak niezbędnych umiejętności do tego.

Cechy komunikacji, wynikające z obowiązków zawodowych lub biznesowych, zależą od poziomu lub poziomu hierarchii zarządzania. Rozważ każdy rodzaj interakcji osobno.

Główna treść zasad etycznych w komunikacji między podwładnym a głową jest ograniczona do Najważniejsze informacje:

• Podporządkowanie się jego zachowaniu powinno pomóc w utrzymaniu komfortowej psychologicznej atmosfery w zespole i pomóc mu w tym.
• Próba podległości przełożonego będzie uważana za przejaw nieprzestrzegania zasady hierarchicznej i braku szacunku. Podwładny ma prawo wyrazić swoją opinię na głowie, ale we właściwej formie i uwzględniając swoją pozycję.
• Dźwięk kategoryczny podczas komunikacji z zarządzaniem nie jest dozwolony.
• Odwołanie do głowy jest uważane za niedopuszczalne.

Charakterystyka kategorii relacji w pionie od góry do dołu zależy od reguły: w przypadku podwładnych musisz budować relacje, tak jak chciałbyś, aby relacja z menedżerem wyglądała.

Kierownik musi:

• dążyć do stworzenia spójnego zespołu dążącego do osiągnięcia wspólnych celów;
• dowiedzieć się przyczyn trudności pojawiających się w procesie aktywności zawodowej;
• zwrócić uwagę podwładnych na niespełnione zamówienia kierownictwa;
• docenić zasługi podwładnych;
• zaufaj swoim podwładnym;
• przyznać się do błędów;
• traktować wszystkich pracowników jednakowo.

Głowa nie może:

• krytykować tożsamość pracownika;
• komentuj z innymi podwładnymi;
• pokaż pracownikom, że menedżer nie kontroluje sytuacji.

Istotą zasad etykiety odnoszących się do kierunku stosunków horyzontalnych jest szanowanie zasady empatii, czyli wyobrażanie siebie jako swojego kolegi.

Oto kilka przykładów zasad etykiety pracownik-pracownik:

• zadzwoń do kolegów po imieniu, ponieważ droga do budowania przyjaźni leży po imieniu osoby;
• uśmiechnij się i bądź przyjacielski z kolegami;
• spróbuj słuchać kolegów, nie tylko siebie;
• uznać każdego pracownika za osobę;
• traktuj swoich kolegów jak najbardziej bezstronnie;
• spróbuj podzielić się obowiązkami podczas wykonywania wspólnych zadań;
• nie rób niemożliwych obietnic.

Dowiesz się więcej o najważniejszych umiejętnościach komunikacji biznesowej w poniższym filmie.